【第21話】　自分の仕事だけ見ていても、仕事全体は速くならない。最高評価者は「仕事の流れ」を見ていた

前回の記事では、仕事が止まった原因が分かったら、「次は何を一つ変える？」まで考え、次の一回で試すことを知りました。

（※前回の記事はこちら→『原因が分かっても仕事は変わらない。最高評価者は「次の一回」のやり方を変えていた』）

それから私は、自分の仕事を少しずつ変えるようになりました。

• 必要な資料を先にそろえる。
• 迷いそうなことは、始める前に確認する。
• 同じところで止まったら、原因を考えて次の一回だけやり方を変えてみる。

小さなことばかりです。

それでも、以前より手が止まることはだいぶ減りました。

一時間かかっていた仕事が、五十分になる。

さらに見直して、四十分になる。

「前より、かなり仕事が回るようになってきたな。」

少しずつ手応えも感じていました。

ところが――。

ある仕事を終えたとき、妙なことに気づきます。

自分の作業は速くなっている。

なのに‥‥。

仕事が始まってから終わるまでの時間は、思ったほど短縮されていなかったのです。

自分の仕事は終わった。なのに、仕事は終わらなかった。

その日の午前中。

私は一つの資料を作っていました。

以前なら、一時間ほどかかっていた仕事です。

必要な資料は先にそろえてあります。

途中で迷いそうなところも確認済み。

作業を終えて時計を見ると、四十分ほどしか経っていません。

「よしOK。」

思わず小さく声が出ました。

二十分縮まった。

以前なら、こうはいきませんでした。

私は資料を確認して、次の担当者へ渡しました。

あとは確認が終われば、この仕事は先へ進みます。

私は別の仕事へ取りかかりました。

三十分。

まだ返ってきません。

一時間。

画面を確認しても動きはありません。

ようやく返ってきたと思ったら、

「ここ、もう一度確認してもらえますか？」

一か所、確認が入っていました。

• 資料を開き直す。
• 確認する。
• 修正する。
• そして、もう一度渡す。

しばらくして時計を見ると、思っていた以上に時間が経っていました。

「……あれ？」

自分の作業は二十分も速くなった。

なのに、この仕事そのものが終わるまでの時間は、それほど変わっていません。

私は画面を見ながら、少し引っかかりました。

あと5分削れば、本当に速くなるのか？

最初に考えたのは、「まだ自分の作業を速くできるんじゃないか。」でした。

• 四十分を三十五分へ。
• 三十五分を三十分へ。
• 準備の順番を変える。
• よく使う操作を見直す。
• 手を止める回数を減らす。

実際、数分は縮まりました。

「もう少しいけるな。」

以前の私なら、そのまま続けていたと思います。

でも、今度は途中で手が止まりました。

自分の作業が終わった後、

また待っています。

確認されて戻ってくる。

修正する。

そして、もう一度渡す。

そこにかかる時間は変わっていません。

私は時計を見ました。

「……ここをあと5分削ることに、本当に意味あるのか？」

自分の作業を速くすることが無駄なわけではありません。

実際、それで仕事は楽になりました。

でも、

今、本当に見るべきなのはここなのか？

これまでなら、原因が見えたら次の一回を変えていました。

でも今回は、何を変えるべきなのかが分かりません。

自分の作業だけを見る限り、もう大きな問題が見つからなかったからです。

彼が見ていたのは、自分の担当ではない場所だった。

数日後。

コピー機へ向かう途中、最高評価者が別の担当者と話しているのが目に入りました。

二人の間には、一枚の資料が広げられています。

「この数字って、元はどこから来てましたっけ？」

「このデータです。」

「なるほど。じゃあ、この後この数字を使うのは？」

「たしか別の資料にも使います。」

最高評価者は、自分が修正する箇所ではなく、その数字が来た場所と、この先使われる場所を確認していました。

私は少し不思議に思いました。

最高評価者が担当しているのは、私とはまったく別の仕事です。

私が困っている待ち時間や手戻りとも関係ありません。

それでも、なぜそこまで確認しているのか気になりました。

話が終わったところで聞いてみました。

「自分が直すところだけじゃなくて、その前後まで確認するんですか？」

最高評価者は資料を見ながら答えました。

「今回は見ますね。」

「この数字だけ直しても、元のデータが違っていたらまたズレますし、この後ほかでも使うなら、そっちにも影響するので。」

「なるほど……。」

「自分のところだけ直ってても、後でまたズレたら面倒ですからね。」

それだけ言うと、最高評価者は自分の仕事へ戻りました。

私の仕事について聞かれたわけではありません。

待ち時間の話もしていません。

改善方法を教えてもらったわけでもありません。

ただ――。

その言葉だけが、なぜか頭に残りました。

「自分のところだけ直ってても……。」

違う仕事なのに、なぜか同じ言葉が引っかかった。

自分の席へ戻ってからも、その言葉が残っていました。

最高評価者が見ていたのは、数字のつながりです。

どこから来た数字なのか。

自分が修正した後、どこで使われるのか。

私が困っているのは、数字ではありません。

まったく別の問題です。

「でも……。」

私は朝の仕事を思い出しました。

一時間かかっていた作業を四十分にした。

さらに三十五分にしようとしていた。

ずっと自分の担当だけを見ている。

• その後に待っている時間は？
• 確認されている時間は？
• 一度戻ってくるのは？

そもそも、自分のところへ来る前はどうなっている？

「待てよ……。」

最高評価者の問題と、私の問題は違います。

でも、考え方だけを自分の仕事へ当てはめてみたらどうだろう。

「俺も、自分のところしか見てないんじゃないか？」

私は机の引き出しから紙を一枚取り出しました。

一本につないだ瞬間、見える景色が変わった！

これまでにも、抱えている仕事を一度すべて見て、何に時間を使うか考えるようにはなっていました。

でも今回は、それとは少し違いました。

一つの仕事が、どこから来て、どこへ流れていくのか。

私はそこまで見たことがなかったのです。

仕事の流れを分析する方法なんて、当時の私は知りませんでした。

とりあえず、さっきの仕事を順番に書いてみました。

担当者
↓
自分
↓
次の担当者
↓
確認
↓
自分へ戻る
↓
再提出

紙を眺めます。

最初は、「だから何なんだ？」という感じでした。

でも、しばらく見ていると、今まで気にしていなかった時間が目に入り始めました。

私は、

「自分」

のところばかり改善していました。

一時間を四十分にする。

四十分を三十五分にする。

でも、その後には待っている時間があります。

確認される時間があります。

一度戻ってきて、もう一度作業している場所もあります。

別の仕事も同じように書いてみました。

すると今度は、同じ情報を別の人がもう一度入力している場所がありました。

「こんなところあったのか……。」

仕事そのものは、昨日から何も変わっていません。

変わったのは、私が見る範囲だけでした。

それだけで、今まで見えていなかったものが紙の上に現れました。

自分は、ずっと一番小さいところを速くしようとしていた。

私は最初に書いた紙へ戻りました。

自分の作業。

四十分。

その後の待ち時間。

確認。

手戻り。

もう一度提出。

それらを眺めていると、少し笑いたくなりました。

「俺、ずっとここばっかり見てたんだな……。」

私は何日もかけて、

四十分を三十五分にする方法を考えていました。

もちろん、その五分にも意味はあります。

でも、そのすぐ後ろにはもっと長い待ち時間がある。

一度終えたはずの仕事が戻ってきている。

同じことを二度やっている場所もある。

これまで私は、「どこで止まった？」を見るようになりました。

でも、そこで見ていたのは、

自分がどこで止まったか

でした。

今回は違います。

自分の前。

自分。

自分の後。

一つの仕事を前後へつなげると、

仕事全体のどこで止まっているのか

が少しずつ見えてきます。

「俺のところだけ見ていたから、分からなかったのか……。」

仕事の速さは、自分が何分で作業できるかだけでは決まりません。

• 待つ。
• 渡す。
• 確認する。
• 戻る。
• もう一度やる。

そこまで含めて、一つの仕事でした。

私は初めて、

自分の作業ではなく、仕事が流れていく過程そのものを見るようになったのです。

今日、一つだけ「誰か→自分→誰か」と書いてみる。

もし、

「自分はかなり効率化しているのに、なぜか仕事全体は早くならない。」

と感じることがあれば、今日やった仕事を一つだけ選んでみてください。

紙でも、ノートでも構いません。

書くのは簡単です。

誰か
↓
自分
↓
誰か

まずはこれだけ。

そして、

「この仕事は、どこから来た？」

「自分が終わった後、どこへ行く？」

と見てみます。

もし分かれば、「待った場所」「戻ってきた場所」「同じことを二度やっている場所」

そこへ印をつけてみてください。

まだ直さなくて大丈夫です。

改善案も必要ありません。

今回は、自分の作業しか見ていなかった視線を、その前後へ広げる。

それだけです。

私も、自分の四十分しか見えていませんでした。

でも一本につないでみると、その外側にも時間が流れていました。

そして不思議なことに、見る場所が変わるだけで、同じ仕事がまったく違って見えたのです。

【次回予告】：見えるようになったからこそ、気になり始めた。

それから私は、ときどき一つの仕事を前後へつなげて見るようになりました。

• 誰から来るのか。
• 自分は何をするのか。
• 次は誰へ渡すのか。
• どこで待つのか。
• どこから戻ってくるのか。

最初は、ただ流れを確認していただけでした。

でも、見えるようになると気になる場所が出てきます。

ある仕事では、同じ内容を二度入力していました。

別の仕事では、途中に一つ確認作業が入っています。

私は、その流れを紙の上でじっと見ました。

「これ……何のためにやってるんだ？」

昔からそうしている。

前からこの手順だった。

みんな同じようにやっている。

でも、それだけで必要だと決めていいのだろうか。

もちろん、勝手にやめることはできません。

自分には見えていない理由があるのかもしれない。

だから私は、まだ何も変えませんでした。

ただ、これまでなら浮かばなかった疑問だけが残りました。

「……これ、本当に必要なのか？」

第22話へ続きます。

次回も楽しみにしてください！