【第16話】仕事が早い人ほど予定を詰め込まない。最高評価者は「余白」を先に確保していた。

前回の記事では、最高評価を取り続ける人たちは、ただ周囲へ仕事をお願いしているのではなく、相手が動きやすい状態をつくっていることを知りました。

（※前回の記事はこちら→『一人で頑張るほど評価は伸びない。最高評価者は「みんなが成果を出せる仕組み」をつくっていた』）

私はそれから、すべてを一人で抱え込むのを少しずつやめました。

• お願いする範囲を決める。
• 必要な資料をそろえる。
• 目的と期限を伝える。

このように周囲の力を借りられるようになると、以前より仕事が早く進むようになりました。

ある日の午後、パソコンの予定表を見ると、30分の空きができていました。

私はその白い枠を見つめながら思いました。

「ここに、もう一つ仕事を入れられるな。」

せっかく生まれた新しい時間でした。

しかし私は、その時間を緊急用に確保しておくのではなく、すぐに別の仕事で埋めてしまったのです。

白い30分を見つけた瞬間、私はまた仕事を入れた。

翌朝。

私は始業前に、その日の予定表を開きました。

午前中は資料作成。

その後は確認作業。

昼休みを挟み、午後は関係部署への連絡と打ち合わせ。

昨日空いていた30分にも、新しい仕事を入れてあります。

予定表には、白い場所がほとんどありませんでした。

私は画面を見ながら、少し満足していました。

「今日は無駄なく働けそうだ。」

予定が埋まっていると、仕事をしている実感がありました。

しかし、空いている時間があると、

「もっとできるのではないか。」

「時間を無駄にしているのではないか。」

と不安になります。

だから私は、隙間を見つけるたびに仕事を入れていました。

朝の時点では、完璧な一日の予定に見えました。

このとおり進めば、退勤時間までにすべて終わるはずでした。

一本の電話が、完璧な一日を壊し始めた。

午前10時を少し過ぎた頃、机の電話が鳴りました。

関係部署からの確認でした。

「少しだけ、いいですか。」

最初は、数分で終わると思っていました。

しかし話を聞いていくと、過去の資料を確認する必要が出てきました。

ファイルを開き、数字を探し、経緯を説明します。

電話を切ったときには、20分以上が過ぎていました。

私は時計を見て、すぐに作業へ戻りました。

ところが今度は、作成中の資料に数字の間違いが見つかります。

「なんで今なんだよ……。」

小さくため息をし、入力し直しました。

その直後、隣の同僚から声をかけられます。

「この件、少し相談してもいいですか？」

一瞬だけ、返事が遅れました。

本当なら、手を止めて話を聞くべきです。

しかし、予定はすでに遅れ始めています。

「ごめん。あとでもいい？」

そう答えた自分の声が、少し冷たく聞こえました。

余裕を失った私は、学んだことまで手放しかけた。

昼前になると、後ろの予定が少しずつずれ始めました。

• 資料作成が終わらない。
• 確認作業にも入れない。
• 午後の連絡準備もできていない。

私は昼休みを少し削り、画面を見ながらおにぎりを口へ運びました。

味はほとんど分かりませんでした。

そして、マウスを握る手に力が入ります。

時計を見る回数だけが増えていきました。

「相談している時間はない。」

「報告は全部終わってからでいい。」

「人へ説明するより、自分で処理した方が早い。」

気付けば私は、これまでの記事で学んだはずの行動をまた手放しかけていました。

• 問題が起きる前に相談すること。
• 状況と次の行動まで報告すること。

一人で抱え込まず、周囲が動きやすい状態をつくること。

分かっているはずなのに、余裕がなくなると実行できません。

退勤時間が近づき、私はスマートフォンの画面を見ました。

家族の顔が浮かびます。

「今日も間に合わないかもしれない。」

予定を詰めたことで成果が増えると思っていました。

しかし実際には、一つの予定外で全体が崩れ、仕事の質まで落ち始めていたのです。

最高評価者の予定表には、不自然な空白があった。

その日の午後。

最高評価者へ確認したいことがあり、私はその人の席へ向かいました。

パソコンの横には、一日の予定が書かれた手帳が開かれています。

何気なく目に入った予定表を見て、私は少し驚きました。

予定と予定の間が空いていたのです。

午前中にも30分。

午後にも30分。

私は心の中で思いました。

「あれ？意外と仕事が少ないのかな。」

そのとき、上司から急な声がかかりました。

「悪いけど、この資料を今日中に確認してもらえる？」

最高評価者は時計を見て答えました。

「大丈夫です。午後の調整時間で確認します。」

10分後、別の同僚も相談へ来ました。

その人は作業の手を止め、椅子を相手の方へ向けます。

「どうしました？」

慌てる様子はありません。

相談が終わると、遅れた仕事を空いている時間へ移し、その日の予定を整え直しました。

そして退勤時間になると、いつもどおり席を立ちました。

私はその背中を見ながら、ようやく気付きました。

仕事が少なかったのではありません。

予定外のことが起きても崩れないように、最初から時間を空けていたのです。

その空白は、暇ではなく“崩れない仕組み”だった。

仕事には、予定外のことが必ず起こります。

• 急な業務の電話。
• 上司からの確認。
• 同僚からの相談。
• 資料の修正。
• 予定どおりに進まない仕事。

以前の私は、予定外のことが起きない前提で、一日の予定を埋めていました。

だから何か一つ入るだけで、後ろの仕事がすべてずれていきました。

しかし、最高評価者は違いました。

予定外の仕事や遅れを吸収できる時間を、最初から確保していたのです。

その時間は、仕事をサボるための時間ではありません。

• 遅れを戻す。
• 急な仕事へ対応する。
• 資料を見直す。
• 誰かの相談を聞く。
• 必要なら、早めに上司へ確認する。

つまり、重要な仕事を止めないための時間でした。

余白は、仕事が早く終わった人へのご褒美ではありません。

仕事を予定どおり進めるために、先に守っておく時間だったのです。

明日の予定に、仕事ではない30分を入れてみる。

明日の予定を立てるときは、30分だけ仕事の名前を入れない時間を見て作ってみてください。

その枠には、「調整時間」と書きます。

予定外の仕事が入れば、その対応に使う。

遅れている仕事があれば、元に戻す。

何も起きなければ、資料の見直しや翌日の準備に使う。

私も、空いている時間を見ると仕事を入れたくなりました。

しかし、そこを埋めずに残してみると、一つ予定外が入っても慌てることが減りました。

相談を後回しにせず、相手の話も聞けるようになりました。

報告も雑にせず、必要な内容を伝えられるようになりました。

仕事が減ったわけではありません。

余白が、それまで学んだ仕事の進め方を守ってくれたのです。

次回予告：一日は崩れなくなった。それでも、成果は伸びていなかった

予定の中に余白を入れるようになってから、急な仕事に振り回されることは少しずつ減りました。

一つ予定が崩れても、その日のうちに立て直せる。

退勤時間が近づいても、以前ほど焦らなくなりました。

「これで、仕事を安定して進められる。」

私はそう思っていました。

しかし、また新しい疑問が生まれます。

予定どおりに仕事は終わっている。

急な仕事にも対応できている。

それなのに、

「目の前の仕事を処理しているだけで、本当に成果は伸びているのだろうか。」

そんな違和感が残っていたのです。

ある日、最高評価者の机を見ると、その人は空いた時間に今日の仕事をしていませんでした。

• 来週の予定
• 周囲の進み具合
• 今後予想される問題

机の上に資料を広げ、仕事全体を静かに見渡していたのです。

余白は、一日を崩さないためだけの時間ではありませんでした。

最高評価者は、その時間を使って、目の前ではなく仕事全体を見ていたのです。

次回、

『目の前の仕事だけでは成果は伸びない。最高評価者は仕事全体を先に設計していた』

をお届けします。

お楽しみにどうぞ！